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Centro de Digitalización de Excelencia

Nuestra misión es ayudar a los clientes a rescatar recuerdos del pasado, para que puedan salvarlos, disfrutarlos y compartirlos con las generaciones venideras.

Mediante el uso de sistemas y tecnología altamente avanzados, junto con las máquinas necesarias para reproducir discos de vinilo, películas, audios y videocasetes de 8 mm, 16 mm y 35 mm, o con los escáneres idóneos para digitalizar fotografías, carteles y documentos, podemos proporcionar a nuestros clientes la gama completa de servicios que requerirán para rescatar, preservar, difundir y/o comercializar sus tesoros de archivo.

En el Centro de Digitalización de Excelencia Tropix, brindamos servicios de digitalización principalmente para archivos audiovisuales y fotográficos a gran escala, en poder de redes de estaciones de radio y televisión (como nuestro proyecto actual que digitaliza todos los archivos de radio y televisión de Cuba), museos, institutos y bibliotecas. También nos enorgullece ofrecer nuestros servicios de digitalización para material de archivo valioso almacenado en colecciones privadas.

Para obtener más información sobre nuestro Centro de Digitalización de Excelencia, el proceso de digitalización o sobre los miembros del equipo de digitalización, consulte a continuación.

Centro de Digitalización

Proceso de Digitalización

Equipo de Digitalización

Centro de Digitalización

En el 2020, terminamos la instalación de la primera fase de nuestro nuevo y moderno Centro de Digitalización de Excelencia en La Habana, Cuba. También completamos el reclutamiento y la capacitación de una fuerza laboral altamente calificada de más de 60 empleados, incluidos ingenieros de software, analistas de sistemas, técnicos, operadores, especialistas en metadatos, personal de control de calidad, supervisores y miembros de la gerencia. Durante esta primera fase, esperamos poder digitalizar más de 1,500 horas de material de archivo por semana (6,000 horas por mes). En la segunda etapa, instalaremos el equipo de digitalización restante que hemos comprado y almacenado hasta disponer de un espacio adicional. Cuando se complete la instalación, pretendemos digitalizar más de 3,000 horas de material de archivo por semana (12,000 horas por mes).

El Centro de Digitalización cuenta con una amplia gama de máquinas vintage de alta calidad para reproducir contenido analógico, independientemente del formato o soporte: VHS o Betamax, discos de vinilo, etc. Además, hemos desarrollado y probado nuestro propio software y sistemas patentados para realizar funciones de accessioning, automatizar todo el proceso del flujo de trabajo de digitalización y almacenar, buscar y recuperar contenido digital de nuestro también registrado Sistema de Gestión de Activos de Medios, que incluye un módulo de metadatos personalizado para Cuba y contenido cubano.

Nuestro Centro de Digitalización de Excelencia está ubicado en la calle 12 No. 316 e/ 3ra. y 5ta., Miramar, Playa, La Habana.

La digitalización a gran escala es esencialmente un proceso industrial que busca transformar un activo de contenido físico en contenido identificable, consultable, accesible y, si así lo desea, comercializable almacenado en forma digital. Los siguientes son los cinco pasos principales en nuestro proceso de digitalización.

CINCO PASOS CLAVE EN EL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

Reproducir vídeo

ACCESSIONING

Nuestro proceso comienza con un inventario de los activos físicos que se digitalizarán y con una evaluación detallada de la condición de cada uno de ellos, teniendo en cuenta más de 35 criterios. Este proceso incluye fotografiar los activos físicos y sus contenedores, y registrar toda la información escrita asociada a los mismos. Al final del proceso, se coloca un código de barras único en el activo y su contenedor; toda la información y los datos se almacenan en el Sistema de Base de Datos AMS + patentado por Tropix. El hecho de que el código de barras sea único garantiza la trazabilidad de todos los procesos por los que pasa el activo. Esto nos permite conocer y mostrar a nuestros clientes, el estado o proceso real por donde está pasando el activo en un momento determinado.

Mediante el accessioning obtenemos una vista previa del tipo y la condición de cada activo antes de que llegue al Centro de Digitalización. De esa manera, podemos determinar eficientemente cómo se debe remediar cada activo antes de la digitalización.

Preparación de material de archivo

Antes de que cada activo físico llegue al Centro de Digitalización debe estar especialmente preparado o tratado para garantizar un mejor resultado del proceso de digitalización. En muchos casos, nuestro trabajo puede requerir el uso de solventes especiales para eliminar el moho o el activo debe hornearse en un equipo especializado durante varios días para separar un rollo de cinta de audio o video que se haya fusionado o para tratar el “síndrome del vinagre”. La preparación también puede incluir la reparación de cintas dañadas o rotas, la reducción de arañazos en los registros fonográficos, la eliminación de manchas en fotografías antiguas y mucho más.

Digitalización

La digitalización es el proceso de conversión de formas de ondas analógicas en señales digitales que las computadoras pueden leer y procesar. Para digitalizar un activo físico, como una cinta de video o un registro fonográfico que produce sonido e imágenes a través de ondas analógicas, primero se debe usar una máquina vintage que pueda reproducir el contenido almacenado en un medio analógico. Por ejemplo, para digitalizar una canción de un disco, se ha de contar con un tocadiscos que pueda reproducir registros grabados a 78, 33 o 45 rpm. El problema es que estas máquinas vintage son obsoletas y difíciles de encontrar en buenas condiciones de funcionamiento y con una calidad adecuada para el proceso de digitalización. En Tropix estamos orgullosos de haber adquirido con mucho esfuerzo cientos de estas máquinas vintage en todos sus diferentes formatos para poder reproducir la más amplia variedad de contenido analógico que Cuba ha producido a lo largo de los años.

Una vez que obtenemos formas de ondas claras y limpias de la máquina vintage, esas ondas van a un convertidor digital de alta resolución que transforma las ondas analógicas en una señal digital almacenada en un archivo digital. En este punto, el contenido ha sido digitalizado. Los especialistas realizan pruebas de control de calidad para asegurarse de que el fichero digital resultante cumpla con los estándares de calidad establecidos por el Centro y sea una copia fiel del contenido analógico original.

Entrada de metadatos

Posteriormente, los archivos digitalizados se envían a nuestra base de datos de almacenamiento de medios, conocida como Media Asset Manager (MAM), donde especialistas capacitados en metadatos ven el contenido en tiempo real, crean una sinopsis y agregan tantas palabras clave e identificadores descriptivos como sea posible. Así se facilita a los investigadores la búsqueda de ese contenido en particular. En nuestro módulo de metadatos personalizado, hemos creado una variedad de herramientas y accesos directos para permitir que los especialistas apliquen de manera eficiente palabras clave al contenido, como datos de ubicación, posibles elementos de interés que podrían omitirse y mensajes para relacionar el contenido con señales emocionales, o con eventos históricos contemporáneos.

Los metadatos cuidadosamente preparados y revisados ​​por nuestros especialistas en control de calidad evitan que el valioso material de archivo digitalizado se pierda para siempre en alguna base de datos de almacenamiento de medios masivos debido a errores ortográficos o la no inclusión de ciertas palabras clave en los archivos digitales.

Una vez que los metadatos se han adjuntado al nuevo archivo digital, el archivo está completo. En esta etapa, el cliente tiene múltiples opciones disponibles, como la identificación de contenido, la administración de contenido, y la capacidad de retractación y seguimiento del uso del contenido.

Retención de archivos

Si el cliente selecciona esta opción, Tropix se encargará de devolverle todo su material de archivo original, junto con los archivos digitales correspondientes, es decir, los que almacenan el contenido recién digitalizado y enriquecido con metadatos. Podemos garantizar que los archivos digitales estén disponibles en cualquier formato. Si lo prefiere, el cliente también puede tener una copia de respaldo del archivo digital que será guardado por Tropix en uno o más de sus servidores de almacenamiento digital a largo plazo.

Comercialización

Si el cliente selecciona esta opción, Tropix se encargará de devolverle todo su material de archivo original, junto con los archivos digitales correspondientes, es decir, los que almacenan el contenido recién digitalizado y enriquecido con metadatos. Podemos garantizar que los archivos digitales estén disponibles en cualquier formato. Sin embargo, en este caso, mediante un previo acuerdo por escrito con Tropix, el cliente dejaría una copia del archivo digital en nuestro Sistema de Gestión de Activos de Medios y nos autorizaría a otorgar licencias, vender o hacer uso de otros medios para difundir o proporcionar acceso global a contenido digitalizado del cliente, con el fin de generar un intercambio con Tropix de los ingresos netos derivados de la comercialización de dicho contenido.

Miembros claves de nuestro Equipo de Digitalización

Nuestro equipo además lo conforman más de 50 técnicos y operadores que trabajan en las diversas etapas del proceso de digitalización.

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